Faktura proforma to nie jest dokument księgowy, ale ważny element transakcji
- Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym w świetle polskich przepisów (Ustawy o VAT, Ustawy o rachunkowości) i nie jest zdefiniowana prawnie.
- Pełni funkcję handlową, będąc ofertą, potwierdzeniem zamówienia lub wezwaniem do zapłaty, szczególnie w przypadku przedpłat.
- Jej wystawienie ani otrzymanie nie rodzi żadnych skutków w podatku VAT ani w podatku dochodowym (nie jest podstawą do odliczenia VAT, ujęcia kosztu czy przychodu).
- Ministerstwo Finansów potwierdza, że proforma nie jest fakturą VAT, a jej oznaczenie "pro forma" uniemożliwia takie traktowanie.
- Nie może być wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który od 2026 roku będzie obowiązkowy dla faktur ustrukturyzowanych.
Faktura proforma: Co to za dokument i jaką pełni rolę?
Zacznijmy od podstaw: faktura proforma, wbrew swojej nazwie, nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym w rozumieniu polskich przepisów. Nie znajdziemy jej definicji ani w Ustawie o VAT, ani w Ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że jej wystawienie czy otrzymanie nie wywołuje żadnych bezpośrednich skutków prawnych w kontekście rozliczeń podatkowych czy księgowych firmy. Jest to raczej narzędzie handlowe, które ma ułatwić komunikację między kontrahentami.
W praktyce faktura proforma pełni szereg istotnych funkcji w obrocie gospodarczym:
- Oferta handlowa: Często służy jako szczegółowa propozycja warunków transakcji, przedstawiająca konkretne towary lub usługi wraz z cenami i terminami płatności. Jest to wygodny sposób na przedstawienie klientowi pełnego zakresu oferty.
- Potwierdzenie zamówienia: Po złożeniu zamówienia przez klienta, proforma może stanowić jego formalne potwierdzenie, zawierające wszystkie uzgodnione szczegóły transakcji.
- Wezwanie do zapłaty: Jest to najczęstsza funkcja proformy, zwłaszcza w przypadku, gdy sprzedawca wymaga przedpłaty lub zaliczki przed realizacją usługi czy wysyłką towaru. Dokument ten informuje nabywcę o kwocie do zapłaty i terminie.
- Wstępna informacja: Może być wykorzystana do poinformowania klienta o wartości transakcji, zanim jeszcze dojdzie do właściwej sprzedaży i wystawienia faktury VAT.
Oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów jest w tej kwestii jednoznaczne i konsekwentne. Resort wielokrotnie potwierdzał, że faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a co za tym idzie, jej wystawienie nie powoduje żadnych skutków podatkowych. Kluczowe jest tu wyraźne oznaczenie dokumentu słowami "pro forma", co uniemożliwia traktowanie go jako pełnoprawnej faktury VAT. To oznacza, że ani sprzedawca nie ma obowiązku rozliczenia VAT należnego, ani nabywca nie może odliczyć VAT naliczonego na jej podstawie.
Proforma a faktura VAT: Kluczowe różnice, które musisz znać
Zrozumienie fundamentalnych różnic między fakturą proforma a fakturą VAT jest absolutnie kluczowe dla prawidłowego prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych. Faktura proforma jest wystawiana zazwyczaj przed faktyczną płatnością lub realizacją usługi/dostawy towaru. Jest to dokument o charakterze zapowiedzi transakcji. Natomiast faktura VAT jest dokumentem wystawianym po zaistnieniu zdarzenia gospodarczego, czyli po dokonaniu dostawy towaru, wykonaniu usługi, a także po otrzymaniu zaliczki.
Aby jeszcze lepiej zobrazować te różnice, przygotowałem porównanie skutków podatkowych:
| Aspekt | Faktura Proforma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Obowiązek podatkowy VAT | Nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT. | Rodzi obowiązek podatkowy w VAT po stronie sprzedawcy. |
| Prawo do odliczenia VAT | Nie daje prawa do odliczenia VAT naliczonego przez nabywcę. | Daje prawo do odliczenia VAT naliczonego przez nabywcę (po spełnieniu warunków). |
| Przychód do opodatkowania (PIT/CIT) | Nie stanowi podstawy do rozpoznania przychodu do opodatkowania. | Stanowi podstawę do rozpoznania przychodu do opodatkowania. |
| Koszt uzyskania przychodu | Nie stanowi podstawy do ujęcia kosztu uzyskania przychodu. | Stanowi podstawę do ujęcia kosztu uzyskania przychodu (po spełnieniu warunków). |
| Dokument księgowy | Nie jest dokumentem księgowym. | Jest dokumentem księgowym. |
| Moment wystawienia | Przed płatnością lub realizacją transakcji. | Po realizacji transakcji lub otrzymaniu zaliczki. |
Podsumowując, faktura proforma ma charakter wyłącznie informacyjny i nie potwierdza jeszcze dokonania transakcji w sensie prawnym czy podatkowym. Jest to swego rodzaju "przymiarka" do transakcji. Z kolei faktura VAT to dokument prawnie wiążący, który w sposób ostateczny dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, takie jak sprzedaż towaru czy wykonanie usługi, i jest podstawą do rozliczeń podatkowych.
Otrzymałeś proformę? Oto co powinieneś zrobić
Otrzymanie faktury proforma i dokonanie na jej podstawie płatności jest zazwyczaj bezpieczne, pod warunkiem, że mamy do czynienia z zaufanym kontrahentem. Warto jednak pamiętać, że sama proforma nie jest dowodem zakupu. Kluczowe jest, aby po dokonaniu płatności zawsze oczekiwać na właściwą fakturę VAT. To ona będzie jedynym dokumentem uprawniającym do rozliczeń podatkowych i księgowych.
Po uregulowaniu płatności na podstawie faktury proforma, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia właściwej faktury VAT lub faktury zaliczkowej. Zgodnie z przepisami, faktura VAT powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, lub w którym otrzymano całość lub część zapłaty. W przypadku faktury zaliczkowej, termin to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę.Podkreślam to raz jeszcze: faktura proforma nie może stanowić podstawy do ujęcia kosztu uzyskania przychodu ani do odliczenia podatku VAT. Jest to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców. Dopiero właściwa faktura VAT, dokumentująca faktyczne zdarzenie gospodarcze i spełniająca wszystkie wymogi prawne, daje takie uprawnienia. Pamiętaj o tym, planując swoje rozliczenia.
Proforma czy faktura zaliczkowa? Nie popełniaj tego błędu!
Często faktura proforma jest mylona z fakturą zaliczkową, co może prowadzić do poważnych błędów w rozliczeniach. Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, który wystawia się po otrzymaniu części lub całości zapłaty (zaliczki, przedpłaty) przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. W przeciwieństwie do proformy, faktura zaliczkowa rodzi obowiązek podatkowy w VAT. Oznacza to, że sprzedawca musi odprowadzić VAT od otrzymanej zaliczki, a nabywca, po spełnieniu warunków, może ten VAT odliczyć.
Fakturę proforma wystawia się w sytuacjach, gdy chcemy przedstawić ofertę, potwierdzić zamówienie lub zażądać płatności przed jej otrzymaniem. Typowe scenariusze to:
- Wysłanie oferty klientowi, który prosi o szczegółowe rozpisanie kosztów.
- Potwierdzenie zamówienia, gdy oczekujemy na przedpłatę przed wysyłką towaru.
- Żądanie zaliczki lub pełnej przedpłaty za usługę, która zostanie wykonana w przyszłości.
- Gdy chcemy poinformować klienta o cenie i warunkach płatności, zanim jeszcze zdecyduje się na zakup.
Natomiast scenariusze, w których zamiast proformy konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej, są bardzo konkretne: dzieje się tak za każdym razem, gdy otrzymasz jakąkolwiek płatność czy to zaliczkę, czy pełną przedpłatę zanim jeszcze zrealizujesz usługę lub dostarczysz towar. W momencie wpływu środków na konto, automatycznie powstaje obowiązek podatkowy w VAT, a co za tym idzie, konieczność wystawienia faktury zaliczkowej w odpowiednim terminie. To jest fundamentalna różnica, której nie można przeoczyć.
Najczęstsze błędy związane z proformami i jak ich unikać
Jako Adrian Ziółkowski, często spotykam się z błędami popełnianymi przez przedsiębiorców w związku z fakturami proforma. Jednym z najpoważniejszych jest księgowanie faktury proforma jako kosztu firmy. Ponieważ proforma nie jest dokumentem księgowym, ujęcie jej w księgach rachunkowych jako kosztu jest niezgodne z przepisami. Może to prowadzić do zaniżenia podstawy opodatkowania i w konsekwencji do problemów podczas kontroli skarbowej. Pamiętajmy, że koszt może być udokumentowany jedynie na podstawie faktury VAT, rachunku lub innego dowodu księgowego.
Kolejnym powszechnym błędem jest próba odliczenia podatku VAT na podstawie faktury proforma. Jak już wspominałem, proforma nie wywołuje żadnych skutków w podatku VAT. Nie jest podstawą do odliczenia VAT naliczonego, co oznacza, że takie działanie jest nieprawidłowe i również może skutkować korektą rozliczeń podatkowych oraz koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę w przypadku wykrycia błędu przez organy skarbowe.
Niezwykle ważne jest również, aby po otrzymaniu płatności na podstawie proformy, sprzedawca niezwłocznie wystawił właściwą fakturę VAT lub fakturę zaliczkową. Zaniedbanie tego obowiązku to błąd, który może mieć poważne konsekwencje. Brak wystawienia faktury VAT w terminie jest naruszeniem przepisów ustawy o VAT i może skutkować sankcjami karnymi skarbowymi, a także koniecznością naliczenia odsetek za zwłokę od niezapłaconego w terminie podatku. Zawsze upewnij się, że po otrzymaniu pieniędzy, proforma zostanie zastąpiona odpowiednim dokumentem podatkowym.
KSeF 2026 a faktury proforma: Co się zmieni?
Wraz z nadchodzącym obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, wiele osób zastanawia się, co stanie się z fakturami proforma. Otóż, faktury proforma nie będą mogły być wystawiane za pośrednictwem KSeF. System ten jest przeznaczony wyłącznie do obsługi faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów, które są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i spełniają określone standardy techniczne. Ponieważ proforma nie jest fakturą VAT ani dokumentem księgowym, pozostaje poza zakresem KSeF.
Oznacza to, że obieg faktur proforma po wdrożeniu KSeF będzie wyglądał podobnie jak dotychczas. Nadal będą one funkcjonować poza systemem, na przykład jako pliki PDF przesyłane pocztą elektroniczną, czy też w formie papierowej. KSeF nie wprowadza żadnych zmian w ich statusie prawnym ani sposobie ich wystawiania. Będą one nadal pełnić swoją dotychczasową rolę dokumentów handlowych, informacyjnych, niezwiązanych bezpośrednio z rozliczeniami podatkowymi.
KSeF nie wpłynie również bezpośrednio na proces płatności za proformy. System ma za zadanie ustandaryzować i zautomatyzować proces wystawiania i odbierania faktur VAT, ale nie ingeruje w kwestie związane z samymi płatnościami. Przedsiębiorcy nadal będą dokonywać płatności na podstawie proformy w tradycyjny sposób, a po uregulowaniu należności, sprzedawca będzie zobowiązany do wystawienia właściwej faktury VAT, która już zostanie przesłana przez KSeF (jeśli będzie to faktura ustrukturyzowana).
