Ten artykuł szczegółowo wyjaśnia, czym jest ryczałt ewidencjonowany w 2026 roku i dla kogo stanowi najbardziej opłacalną formę opodatkowania. Dowiesz się, jak analizować własne koszty i przychody, aby podjąć świadomą decyzję biznesową, porównując ryczałt z innymi popularnymi formami opodatkowania. Jako Adrian Ziółkowski, postaram się przekazać Ci moją wiedzę w sposób przystępny i praktyczny, abyś mógł podjąć najlepszą decyzję dla swojej firmy.
Ryczałt ewidencjonowany uproszczona forma opodatkowania dla firm z niskimi kosztami.
- Ryczałt to podatek od przychodu, a nie dochodu, co oznacza brak możliwości odliczania kosztów.
- Jest najbardziej korzystny dla przedsiębiorców o niskich kosztach uzyskania przychodu.
- Wysokość składki zdrowotnej zależy od rocznych progów przychodowych (60 tys., 300 tys. zł i powyżej).
- Stawki ryczałtu wahają się od 2% do 17%, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
- Limit przychodów uprawniający do ryczałtu to około 9 milionów złotych rocznie (na 2026 rok).
- Główne wady to brak odliczeń kosztów, ulg podatkowych oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
Czym jest ryczałt i dlaczego podatek od przychodu, a nie dochodu, to kluczowa różnica?
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to jedna z form opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce, która cieszy się dużą popularnością, szczególnie wśród jednoosobowych firm. W mojej ocenie, jego główną cechą i jednocześnie kluczową różnicą w stosunku do zasad ogólnych czy podatku liniowego, jest to, że podatek płacony jest od osiągniętego przychodu, a nie od dochodu. Co to oznacza w praktyce? To proste: nie masz możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu.Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem lub prowadzą działalność o bardzo niskich kosztach operacyjnych, ta uproszczona forma opodatkowania może być niezwykle atrakcyjna. Brak konieczności skrupulatnego dokumentowania każdego wydatku i prowadzenia pełnej księgowości to duża oszczędność czasu i często pieniędzy, które musiałbyś przeznaczyć na usługi księgowe. Jednak, jak zawsze powtarzam, diabeł tkwi w szczegółach i brak możliwości odliczeń może być również jego największą pułapką.
Kto może, a kto absolutnie nie może skorzystać z ryczałtu? Sprawdź listę wyłączeń
Zanim zdecydujesz się na ryczałt, musisz sprawdzić, czy w ogóle możesz z niego skorzystać. Przede wszystkim, prawo do opodatkowania ryczałtem przysługuje przedsiębiorcom, których przychody w roku poprzedzającym nie przekroczyły limitu 2 000 000 euro. Na rok 2026, biorąc pod uwagę przewidywany kurs euro z pierwszego dnia roboczego października 2025 roku, należy spodziewać się kwoty około 9 milionów złotych. Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność, możesz wybrać ryczałt niezależnie od przewidywanych przychodów w pierwszym roku to spore ułatwienie.
Niestety, nie każda działalność kwalifikuje się do ryczałtu. Istnieje lista wyłączeń, o których musisz wiedzieć. Pamiętaj, że pominięcie tego kroku może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Oto najważniejsze z nich:
- Prowadzenie apteki.
- Działalność w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych (kantory).
- Działalność w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.
- Wytwarzanie wyrobów opodatkowanych akcyzą (z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii).
- Świadczenie usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, jeśli zakres czynności wykonywanych w ramach działalności jest tożsamy z czynnościami, które wykonywałeś lub wykonujesz na podstawie umowy o pracę w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym. To bardzo ważna zasada, o której wielu zapomina!
- Prowadzenie niektórych rodzajów działalności, dla których przepisy wprost wyłączają ryczałt, np. banki, firmy ubezpieczeniowe.
Jeśli Twoja działalność mieści się w którejś z tych kategorii, niestety ryczałt nie jest dla Ciebie. Musisz poszukać innej formy opodatkowania.
Niskie koszty główny warunek opłacalności: jak to policzyć dla swojej firmy?
Analiza progu rentowności: Kiedy przychody rosną, a koszty stoją w miejscu
Jak już wspomniałem, ryczałt jest opłacalny przede wszystkim dla firm o niskich kosztach uzyskania przychodu. Dlaczego? Ponieważ nie możesz ich odliczyć od podstawy opodatkowania. Jeśli Twoje koszty operacyjne są wysokie, na przykład kupujesz drogie towary do dalszej sprzedaży, materiały do produkcji, czy korzystasz z wielu usług podwykonawców, to ryczałt prawdopodobnie nie będzie dla Ciebie korzystny. W takim przypadku, mimo niższej stawki procentowej, podatek liczony od całego przychodu może okazać się wyższy niż podatek od dochodu (przychód minus koszty) na zasadach ogólnych czy podatku liniowym.
Kluczem jest zrozumienie struktury swoich kosztów. Czy dominują u Ciebie koszty stałe (np. czynsz za biuro, abonamenty, leasing sprzętu), czy zmienne (np. prowizje, materiały do każdego projektu)? Firmy, w których koszty zmienne są wysokie i rosną proporcjonalnie do przychodów, rzadko czerpią korzyści z ryczałtu. Natomiast dla specjalistów, którzy do pracy potrzebują głównie laptopa i dostępu do internetu, ryczałt może być strzałem w dziesiątkę.Ryczałt vs. zasady ogólne (skala podatkowa): Konkretne przykłady liczbowe
Aby lepiej zobrazować, kiedy ryczałt jest korzystniejszy od zasad ogólnych, przygotowałem dla Ciebie hipotetyczny scenariusz. Załóżmy, że jesteś specjalistą IT (np. programistą lub konsultantem), który generuje wysokie przychody, ale ma stosunkowo niskie koszty prowadzenia działalności. Porównajmy Twoje obciążenia podatkowe i składkę zdrowotną w obu formach opodatkowania. Przyjmijmy, że przeciętne wynagrodzenie do celów składki zdrowotnej wynosi około 8000 zł brutto, a kwota wolna od podatku na zasadach ogólnych to 30 000 zł.
| Parametr | Ryczałt ewidencjonowany | Zasady ogólne (skala podatkowa) |
|---|---|---|
| Przychód roczny | 200 000 zł | 200 000 zł |
| Koszty roczne | 15 000 zł | 15 000 zł |
| Dochód roczny | N/D (nie dotyczy) | 185 000 zł |
| Stawka podatku / ryczałtu | 12% (dla IT) | 12% / 32% |
| Składka zdrowotna (szacunkowa) | 9 600 zł (100% pw.) | 16 650 zł (9% od dochodu) |
| Odliczenie 50% składki zdrowotnej od przychodu (ryczałt) | 4 800 zł | N/D |
| Podstawa opodatkowania (po odliczeniu składki zdrowotnej / po odliczeniu kwoty wolnej) | 195 200 zł | 155 000 zł |
| Podatek dochodowy / ryczałt | 23 424 zł | 25 600 zł |
| Całkowite obciążenie (podatek + składka zdrowotna) | 33 024 zł | 42 250 zł |
Jak widzisz, w tym scenariuszu ryczałt ewidencjonowany jest znacznie korzystniejszy. Niższa stawka ryczałtu dla IT (12%) w połączeniu z możliwością odliczenia połowy składki zdrowotnej od przychodu, a także uniknięcie drugiego progu skali podatkowej (32%), sprawiają, że całkowite obciążenie jest niższe o ponad 9 000 zł rocznie. To pokazuje, jak ważne jest dopasowanie formy opodatkowania do specyfiki Twojej działalności.
Ryczałt vs. podatek liniowy: Porównanie dla specjalistów i przedsiębiorców z wysokimi przychodami
Teraz porównajmy ryczałt z podatkiem liniowym, który również jest popularny wśród przedsiębiorców z wysokimi przychodami. Weźmy podobny scenariusz programista lub konsultant z wysokimi przychodami i niskimi kosztami. Podatek liniowy charakteryzuje się stałą stawką 19% niezależnie od wysokości dochodu, ale składka zdrowotna wynosi 4.9% dochodu. Przyjmijmy te same założenia dotyczące przeciętnego wynagrodzenia.
| Parametr | Ryczałt ewidencjonowany | Podatek liniowy |
|---|---|---|
| Przychód roczny | 250 000 zł | 250 000 zł |
| Koszty roczne | 20 000 zł | 20 000 zł |
| Dochód roczny | N/D (nie dotyczy) | 230 000 zł |
| Stawka podatku / ryczałtu | 12% (dla IT) | 19% |
| Składka zdrowotna (szacunkowa) | 9 600 zł (100% pw.) | 11 270 zł (4.9% od dochodu) |
| Odliczenie 50% składki zdrowotnej od przychodu (ryczałt) | 4 800 zł | N/D |
| Podstawa opodatkowania (po odliczeniu składki zdrowotnej) | 245 200 zł | 230 000 zł |
| Podatek dochodowy / ryczałt | 29 424 zł | 43 700 zł |
| Całkowite obciążenie (podatek + składka zdrowotna) | 39 024 zł | 54 970 zł |
W tym porównaniu ryczałt również okazuje się znacznie korzystniejszy, obniżając całkowite obciążenie o ponad 15 000 zł rocznie. Jest to efekt niższej stawki ryczałtu (12%) w porównaniu do 19% podatku liniowego, a także korzystniejszego sposobu naliczania składki zdrowotnej na ryczałcie dla wysokich przychodów. Moim zdaniem, dla wielu specjalistów z branży IT, ryczałt jest bezkonkurencyjny, o ile oczywiście ich koszty nie są znaczące.
Stawki ryczałtu w 2026: znajdź swoją branżę i zobacz, ile podatku zapłacisz
12% dla IT i 17% dla wolnych zawodów: Dla kogo te stawki są wciąż atrakcyjne?
Stawki ryczałtu są zróżnicowane i zależą od rodzaju prowadzonej działalności, co jest kluczowe przy podejmowaniu decyzji. Jedną z najbardziej popularnych i często najkorzystniejszych stawek jest 12% dla szeroko pojętych usług IT. Dotyczy to m.in. usług związanych z oprogramowaniem, doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego, czy zarządzaniem sieciami. Dla programistów, testerów, analityków systemowych czy administratorów, którzy zazwyczaj ponoszą minimalne koszty, ta stawka jest niezwykle atrakcyjna, co pokazały nasze wcześniejsze przykłady.
Z kolei 17% stawka ryczałtu dotyczy tzw. wolnych zawodów. Zaliczają się do nich m.in. tłumacze, psychologowie, doradcy podatkowi, księgowi (jeśli nie prowadzą ksiąg handlowych), architekci czy inżynierowie. Mimo że 17% to już wyższa stawka, dla wielu z tych profesji, gdzie koszty operacyjne są symboliczne (np. komputer, biuro domowe, specjalistyczne oprogramowanie), ryczałt nadal może być bardzo opłacalny. Brak możliwości odliczenia kosztów jest rekompensowany przez brak konieczności prowadzenia szczegółowej księgowości i potencjalnie niższe obciążenie składką zdrowotną niż na zasadach ogólnych.
8,5% i 12,5% przy najmie: Jak ryczałt zdominował opodatkowanie nieruchomości?
W przypadku przychodów z najmu prywatnego, ryczałt stał się praktycznie dominującą formą opodatkowania, a dla wielu wręcz jedyną opłacalną. Obowiązują tu dwie stawki: 8,5% dla przychodów do 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki powyżej tej kwoty. Dlaczego ryczałt tak mocno zdominował ten sektor?
Od 2023 roku najem prywatny został objęty obowiązkowym ryczałtem, co oznacza, że wynajmujący nie mogą już rozliczać się na zasadach ogólnych i odliczać kosztów (np. amortyzacji nieruchomości, remontów, odsetek od kredytu). W tej sytuacji, ryczałt z jego relatywnie niskimi stawkami stał się po prostu najbardziej sensownym wyborem. Dla właścicieli nieruchomości, którzy nie ponoszą znaczących kosztów związanych z najmem, jest to proste i przewidywalne rozwiązanie.Handel (3%) i budowlanka (5,5%): Czy niska stawka zawsze oznacza niski podatek?
Kolejne, bardzo niskie stawki ryczałtu to 3% dla działalności handlowej oraz 5,5% dla działalności wytwórczej i robót budowlanych. Na pierwszy rzut oka, te procenty wyglądają niezwykle kusząco. Jednak, jak zawsze podkreślam, niska stawka nie zawsze oznacza niski podatek w ujęciu całościowym.
W działalności handlowej, koszty zakupu towarów stanowią zazwyczaj ogromną część przychodów. Jeśli kupujesz towary za 80% ceny sprzedaży, a podatek płacisz od całego przychodu, to efektywne opodatkowanie może być znacznie wyższe niż na zasadach ogólnych, gdzie odliczyłbyś te koszty. Podobnie jest w budownictwie koszty materiałów czy podwykonawców mogą być bardzo wysokie. Ryczałt może być korzystny dla handlowców z bardzo wysoką marżą lub dla małych firm budowlanych, które wykonują proste prace z użyciem własnych narzędzi i minimalnych nakładów materiałowych. Zawsze należy to dokładnie przeliczyć.
Składka zdrowotna na ryczałcie: jak trzy progi przychodowe wpływają na Twoje finanse?
Jak działają progi 60 tys., 300 tys. i powyżej? Uważaj na moment ich przekroczenia!
Składka zdrowotna na ryczałcie to jeden z najważniejszych elementów, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze tej formy opodatkowania. W przeciwieństwie do zasad ogólnych, gdzie składka jest procentem od dochodu, na ryczałcie jej wysokość jest stała w danym miesiącu i zależy od rocznego przychodu, który osiągnąłeś. Obowiązują trzy progi przychodowe, a ich przekroczenie zmienia podstawę wymiaru składki. Niezwykle ważne jest monitorowanie swoich przychodów, aby nie być zaskoczonym nagłym wzrostem składki zdrowotnej po przekroczeniu kolejnego progu.
Oto jak działają te progi:
- Przychód roczny do 60 000 zł: składka liczona jest od 60% przeciętnego wynagrodzenia.
- Przychód roczny od 60 001 zł do 300 000 zł: składka liczona jest od 100% przeciętnego wynagrodzenia.
- Przychód roczny powyżej 300 000 zł: składka liczona jest od 180% przeciętnego wynagrodzenia.
Pamiętaj, że wysokość przeciętnego wynagrodzenia jest ogłaszana co roku, więc kwoty składki będą się zmieniać. Moim zdaniem, przewidywalność tej składki, nawet jeśli rośnie progowo, jest dużą zaletą ryczałtu w porównaniu do 9% od dochodu na zasadach ogólnych, gdzie składka może być bardzo wysoka przy wysokich dochodach.
Magiczne 50%: Jak odliczenie połowy składki zdrowotnej realnie obniża Twój podatek
To jest prawdziwa wisienka na torcie dla ryczałtowców i coś, o czym często zapominają osoby porównujące formy opodatkowania. Jako przedsiębiorca na ryczałcie masz prawo odliczyć 50% zapłaconej składki zdrowotnej od przychodu. To realnie obniża podstawę opodatkowania, a co za tym idzie, ostateczną kwotę ryczałtu do zapłaty.
Dla przykładu, jeśli w danym miesiącu zapłaciłeś 720 zł składki zdrowotnej (czyli jesteś w drugim progu), to 360 zł (50% z 720 zł) możesz odliczyć od swojego przychodu. Jeśli Twój przychód wyniósł 10 000 zł, a stawka ryczałtu to 12%, to podatek zostanie obliczony od 10 000 zł - 360 zł = 9 640 zł. Zamiast 1200 zł podatku (12% z 10 000 zł), zapłacisz 1156,80 zł (12% z 9 640 zł). To niewielka kwota w skali miesiąca, ale w skali roku daje już zauważalne oszczędności, które warto uwzględnić w kalkulacjach.
Największe pułapki i korzyści ryczałtu: pełne podsumowanie wad i zalet
Zalety, które kuszą: prostota, niższe podatki i przewidywalność
Po dogłębnej analizie, chciałbym podsumować kluczowe zalety ryczałtu ewidencjonowanego, które moim zdaniem przyciągają wielu przedsiębiorców:
- Prostota rozliczeń: To chyba największa zaleta. Ryczałt oznacza uproszczoną księgowość, często sprowadzającą się do prowadzenia ewidencji przychodów. Nie musisz martwić się o zbieranie i księgowanie każdego rachunku kosztowego, co oszczędza czas i pieniądze na biuro rachunkowe.
- Potencjalnie niższy podatek: Jak pokazały nasze przykłady, dla firm o niskich kosztach uzyskania przychodu, ryczałt może oferować znacznie niższe obciążenia podatkowe niż zasady ogólne czy podatek liniowy, zwłaszcza przy wysokich przychodach.
- Przewidywalność składki zdrowotnej: Mimo progów, składka zdrowotna na ryczałcie jest bardziej przewidywalna niż ta na zasadach ogólnych, gdzie jest procentem od dochodu. Wiesz, na czym stoisz, a to daje poczucie bezpieczeństwa finansowego.
- Brak skomplikowanych wyliczeń: Podatek liczony jest od przychodu, więc nie musisz martwić się o skomplikowane kalkulacje dochodu.
Wady, o których musisz wiedzieć: brak odliczenia kosztów, ulg i wspólnego rozliczenia
Niestety, ryczałt ma też swoje ciemne strony, o których musisz być świadomy, zanim podejmiesz decyzję:
- Brak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu: To największa i najbardziej fundamentalna wada. Jeśli Twoja działalność generuje znaczne koszty (np. zakup towarów, materiałów, drogie usługi podwykonawców), ryczałt może okazać się nieopłacalny.
- Brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem: Ryczałtowcy nie mogą rozliczać się wspólnie z małżonkiem, co dla wielu rodzin jest ważnym elementem optymalizacji podatkowej.
- Brak możliwości skorzystania z ulgi na dziecko: Jeśli masz dzieci i korzystasz z ulgi prorodzinnej, na ryczałcie nie będziesz mógł jej odliczyć.
- Podatek płacony jest od przychodu, nawet w przypadku straty: Jeśli w danym miesiącu czy roku osiągniesz przychód, ale poniesiesz tak wysokie koszty, że faktycznie będziesz na stracie, i tak zapłacisz ryczałt od przychodu.
- Brak możliwości odliczania większości ulg podatkowych: Poza 50% składki zdrowotnej, ryczałt ogranicza możliwość korzystania z innych ulg i odliczeń.
Ryczałt to miecz obosieczny oferuje prostotę i potencjalnie niższe obciążenia dla firm o niskich kosztach, ale bez możliwości odliczenia wydatków staje się nieopłacalny, gdy koszty rosną. Klucz to świadoma analiza własnej struktury finansowej.
Podjąłeś decyzję? Zobacz, jak i do kiedy przejść na ryczałt w 2026 roku
Krok po kroku: Zgłoszenie przez CEIDG lub do urzędu skarbowego
Jeśli po dokładnej analizie doszedłeś do wniosku, że ryczałt ewidencjonowany jest dla Ciebie najkorzystniejszą formą opodatkowania, gratuluję świadomej decyzji! Teraz musisz formalnie zgłosić swój wybór. Pamiętaj o terminach, bo ich przekroczenie może skutkować koniecznością rozliczania się na zasadach ogólnych.
Wyboru ryczałtu należy dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Jeśli natomiast pierwszy przychód uzyskałeś w grudniu, masz czas na zgłoszenie wyboru do końca roku. Oto jak to zrobić:
- Dla nowo zakładanych firm: Wyboru dokonujesz już podczas rejestracji działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W formularzu CEIDG-1 zaznaczasz odpowiednią opcję.
- Dla istniejących firm (zmiana formy opodatkowania): Jeśli już prowadzisz działalność i chcesz zmienić formę opodatkowania na ryczałt, również składasz aktualizację formularza CEIDG-1. Możesz to zrobić online, co jest najwygodniejszą opcją.
- Dla spółek cywilnych osób fizycznych: W przypadku spółek cywilnych, zgłoszenie wyboru ryczałtu składa się bezpośrednio do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania każdego ze wspólników.
Przeczytaj również: Kto musi rozliczyć PIT 2025? Zwolnienia, terminy i kary!
O czym pamiętać po wyborze ryczałtu? Ewidencja przychodów i inne obowiązki
Po wyborze ryczałtu Twoje obowiązki księgowe stają się znacznie prostsze, ale nadal istnieją. Oto kluczowe kwestie, o których musisz pamiętać:
- Prowadzenie ewidencji przychodów: To podstawa rozliczeń na ryczałcie. Musisz w niej zapisywać wszystkie swoje przychody, z podziałem na poszczególne stawki ryczałtu, jeśli prowadzisz różne rodzaje działalności.
- Terminowe opłacanie podatku: Podatek ryczałtowy należy wpłacać na mikrorachunek podatkowy co miesiąc (lub co kwartał, jeśli spełniasz warunki do rozliczeń kwartalnych) do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który płacisz podatek. Za grudzień (lub ostatni kwartał) podatek płaci się do końca stycznia następnego roku.
- Prowadzenie wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: Mimo braku amortyzacji w kosztach, musisz prowadzić taki wykaz.
- Prowadzenie ewidencji wyposażenia: Jeśli posiadasz wyposażenie o wartości powyżej 1500 zł.
- Pamiętaj o składce zdrowotnej: Co miesiąc musisz obliczać i opłacać składkę zdrowotną, pamiętając o progach przychodowych.
