Przejdź do treści

Zmiana biura rachunkowego to niełatwa decyzja. Podjęcie współpracy z nowym biurem wiąże się trudnym wyborem i z szeregiem formalności, jakie należy spełnić. Ten artykuł ma na celu opisać, krok po kroku, działania które musisz wykonać, by szybko i sprawnie przenieść swoje rozliczenia do nowego biura rachunkowego.

 

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe możesz zmienić w każdym momencie. Bez znaczenia, czy jest to początek, środek, czy koniec roku podatkowego. Ważne, by zmianę dokonać po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji podatkowych i opłaceniu podatków.

Zanim napiszemy o tym, jak w praktyce zmienić biuro rachunkowe, chcielibyśmy przedstawić typowe powody dla których przedsiębiorcy decydują się na zmianę. Zobacz ile z nich sprawdza się w twoim przypadku.

3 najczęstsze powody, dla których przedsiębiorcy zmieniają biuro rachunkowe.

1. Niedokładne prowadzenie ksiąg

Kolejnym czynnikiem wpływającym na decyzję o zmianie jest bez wątpienia dokładność i kompetencja. Głównym powodem dla którego korzystasz z Biura Rachunkowego, jest gwarancja prawidłowych rozliczeń i braku problemów z Urzędem Skarbowym.

Kontrola urzędu skarbowego, która wykryje nieprawidłowości, może prowadzić do zakwestionowania ksiąg podatkowych. Taki obrót spraw skutkuje ustaleniem podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, która w praktyce jest dla podatnika najczęściej niekorzystna.

Co więcej, zgodnie z kodeksem karnym skarbowym, nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg podlega karze grzywny do wysokości 240 stawek dziennych, lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie.

2. Problemy w komunikacji z pracownikami Biura.

Od biura rachunkowego, oprócz wyliczenia kwoty podatku oczekujemy również fachowej porady. Niestety, nie każde biuro rozumie, że to co z ich perspektywy jest proste i oczywiste, Ciebie może wręcz przyprawiać o ból głowy. Gdy prosisz o poradę, jej zrozumiałość jest tak samo ważna, jak poprawność pod względem merytorycznym.

Oprócz zrozumiałości języka, ważny jest też czas jaki potrzebuje na odpowiedź. Tym gorzej, jeśli za każdym razem zostajesz „przerzucony” do innej osoby, zamiast mieć jednego opiekuna który dobrze zna Twoją działalność.

3. Utrudniony kontakt z Biurem Rachunkowym

Trzecim z najczęstszych bodźców skłaniających do szukania nowego biura rachunkowego jest ograniczona dostępność.

Nikt nie lubi pozostawać bez kontaktu. Chcesz zadać ważne pytanie, a biuro nie odbiera, nie odpisuje na maile? Księgowa poszła na urlop, nie informując o tym z wyprzedzeniem? Jeśli takie sytuacje się powtarzają, warto rozejrzeć się za nowym biurem.

Planujesz zmianę biura rachunkowego?

Zamów bezpłatną wycenę

Wypełnij krótki formularz. Skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.

Bez względu na powód, zmiana biura zwykle wiąże się z pewnym niepokojem i zagubieniem. Proces ten, jak za chwilę zobaczysz, jest stosunkowo prosty. Większość z wymaganych działań może nawet zostać wykonana przez nowe biuro rachunkowe w imieniu przedsiębiorcy, po podpisaniu stosownego pełnomocnictwa.

Aby możliwie ułatwić Ci ten proces, poniżej opisaliśmy punkt po punkcie kolejne kroki niezbędne, do zmiany biura rachunkowego.

Jak zmienić biuro rachunkowe? – krok po kroku.

1. Kontakt z nowym biurem rachunkowym

Na początek warto nawiązać kontakt z nowym biurem i omówić szczegóły współpracy. Przy okazji zmiany biura księgowego warto porozmawiać o audycie dotychczasowych rozliczeń.

Szukasz nowego biura rachunkowego?

Poznaj Optiofin™ - poczuj, że księgowość wspiera rozwój Twojej firmy

Wypełnij krótki formularz. Skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.

2. Wypowiedzenie umowy z obecnym biurem rachunkowym

Gdy ustalisz wszystkie warunki z nowym biurem, możesz spokojnie wypowiedzieć umowę wiążącą Cię z księgowym.

Ile trwa zmiana biura rachunkowego?

To jak długo będzie przebiegał proces, zależy od postanowień umowy która Cię obowiązuje.   Pamiętaj, że składając wypowiedzenie 15. lutego z dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia, umowa przestanie obowiązywać z końcem kwietnia.

Jak powinno wyglądać wypowiedzenie?

Pismo wypowiadające umowę nie musi być skomplikowane. Wystarczy, jeżeli napiszesz, że wypowiadasz umowę o świadczenie umów księgowych i podpiszesz własnoręcznym podpisem. Data umieszczona w prawym górnym rogu oznacza moment rozpoczęcia okresu wypowiedzenia. Dokument należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Oba muszą być podpisane przez biuro rachunkowe. Umowa z nowym biurem powinna być zawarta tak, by wchodziła w życie wraz z wygaśnięciem poprzedniej. Jeżeli biuro z którym chcesz współpracować wyrazi taką wolę, współpracę można zawrzeć z datą przyszłą.

3. Podpisanie pełnomocnictw

Aby nowe biuro rachunkowe mogło reprezentować Cię przed urzędami, musisz podpisać odpowiednie pełnomocnictwa, składając na piśmie formularz UPL-1.

Do tego należy również odwołać poprzednie pełnomocnictwa. Odwołania dokonasz składając na piśmie druk OPL-1. Podobnie jak przy udzielaniu pełnomocnictwa, nie jest dopuszczalna forma dokumentu elektronicznego.

4. Odebranie wszystkich dokumentów z obecnego Biura Rachunkowego

Dokumenty możesz odzyskać zgłaszając się samodzielnie, lub wysyłając kuriera. Możesz także poprosić Twoje nowe biuro, by w Twoim imieniu odebrało dokumenty i załatwiło wszystkie związane z tym formalności. Po rozwiązaniu umowy, dotychczasowe biuro rachunkowe ma obowiązek zwrócić oryginały wszystkich dokumentów przekazanych przez przedsiębiorcę, a w szczególności:

1
rachunki
2
faktury
3
wyciągi bankowe
4
potwierdzenia zapłaty należności
5
umowy
6
i wszystkie inne powierzone dokumenty

Na biurze spoczywa również obowiązek przekazania wszystkich dokumentów sporządzanych w imieniu przedsiębiorcy, czyli:

ksiąg podatkowych

rejestrów VAT

deklaracji rozliczeniowych ZUS

deklaracji podatkowych (np. VAT-7, PIT-5)

dokumentów związanych z kadrami i płacami

ewidencji faktur

wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych

ewidencji wyposażenia

ewidencji przebiegu pojazdów

Zwrot powinien nastąpić gdy biuro wykona kopie wszystkich dokumentów w celu ich archiwizacji, ze względu na to, że nadal będzie odpowiadać za działalność prowadzoną w okresie obowiązywania umowy. Przekazanie dokumentów powinno odbyć się na piśmie za pomocą protokołu odbioru. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub niekompletności przekazanych dokumentów, przedsiębiorca powinien pisemnie wezwać biuro rachunkowe do uzupełnienia braków.

 

5. Zgłoszenie zmiany Biura Rachunkowego poprzez formularz CEIDG-1

Polskie prawo zobowiązuje przedsiębiorcę do powiadomienia urzędów o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji. Zmiana biura, wiązać się będzie więc z dokonaniem aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG. Ten krok możesz załatwić on-line, wypełniając odpowiedni formularz.

Opisany powyżej proces, choć może wyglądać na skomplikowany i czasochłonny, wcale taki nie jest, tym bardziej, jeśli nowe biuro rachunkowe załatwi za Ciebie większość z wymaganych działań.

Podsumowanie

Podsumowując, aby zmienić biuro rachunkowe, musisz najpierw skontaktować się z nowym biurem, a następnie wypowiedzieć umowę w obecnym. Później, pozostaje już tylko odebranie dokumentów i wycofanie pełnomocnictw z dotychczasowego biura, oraz podpisanie nowych i zgłoszenie zmiany w CEIDG.

Wiemy, że zmiana biura rachunkowego to ważna decyzja, która często wiążę się się z wątpliwościami i nerwami. Dlatego właśnie warto w tym zakresie skorzystać ze wsparcia profesjonalistów – nasze biuro rachunkowe wspiera i przeprowadza nowych klientów przez proces zmiany.

Planujesz zmianę biura rachunkowego?

Zamów bezpłatną wycenę

Poznaj Optiofin™ – poczuj, że księgowość wspiera rozwój Twojej firmy.

Daria Kunkowska, Prezes Biura Rachunkowego Optiofin.
Poznaj autora wpisu

Daria Kunkowska, Prezes Biura Rachunkowego Optiofin.

Doradzam w sprawach księgowych, pomagam rozwijać firmę, układam procesy, zwiększam efektywność. Moją mocną stroną jest bez wątpienia entuzjazm i umiejętność nawiązywania relacji, co bardzo cenią sobie nasi klienci. Łatwo nawiązuję kontakty, jestem osobą szczerą, we współpracy dbam o atmosferę wzajemnej pomocy i zrozumienia. Zarówno w życiu prywatnym jak i w pracy, wykazuję się determinacją, daję z siebie wszystko i skutecznie osiągam wyznaczone cele. Znakomicie radzę sobie w trudnych sytuacjach i zawsze znajdę czas na obszerną analizę problemu, jak i przedstawienie najskuteczniejszego rozwiązania.

Zapytaj o szczegóły.

Bezpłatna wycena w 24 godziny

Zastanawiasz się jak możemy Cię odciążyć lub co w praktyce możemy dla Ciebie zrobić? Zamów bezpłatną wycenę i porozmawiajmy o tym, jak może wyglądać współpraca!

Podziel się ze znajomymi

Udostępnij post

Podobne wpisy

25 sierpnia 2022

Dołącz do zespołu: Samodzielna_y Księgowa_y

Miejsce pracy: ul. Jana Heweliusza, Gdańsk
Forma zatrudnienia: Umowa o pracę
Wymiar czasu pracy: Pełen etat
Wynagrodzenie: od 7 000 do 12 000 zł brutto

11 stycznia 2022

IP BOX – Przewodnik po uldze dla programistów B2B

Jesteś programistą i zastanawiasz się nad skorzystaniem z ulgi IP BOX? Przygotowaliśmy dla Ciebie wszystko, co powinieneś wiedzieć.

Copyright 2021 by Optiofin. Wszelkie prawa zastrzeżone.